Documentar procesos hablando, no escribiendo
Explica cómo se hace algo, igual que se lo contarías a alguien nuevo. Vector graba la conversación y la IA la convierte en un proceso paso a paso, con el puesto que se encarga de cada paso.
- Documentas hablando, no redactando
- Transcripción con el nombre de cada participante
- Cada paso asignado a un puesto
18:42 min · 2 participantes
Jordi02:14Primero voy a la obra y tomo todas las medidas, con fotos de las esquinas.
Consultor02:31¿Y después, quién saca el despiece?
Jordi02:36Yo mismo, en el programa de diseño. Si lleva lacado, se lo pido a Compras antes de pasar precio.
Borrador del proceso · generado por IA
- Tomar medidas en obraOficina técnica
- Sacar el despieceOficina técnica
- Pedir precio de lacadoCompras
- Revisar márgenes si > 3.000 €Dirección
Documentar procesos es de esas tareas que todas las empresas saben que deberían hacer y casi ninguna termina. No por falta de ganas: escribir un procedimiento lleva horas, quien mejor lo conoce es quien menos tiempo tiene y, cuando por fin está listo, ya ha cambiado algo.
Vector le da la vuelta al problema. En lugar de sentarte a redactar, hablas. Grabas una conversación en la que alguien explica cómo se hace una tarea: puede ser una entrevista, una reunión de equipo o la propia persona contándolo sola. La IA transcribe la grabación con el nombre de cada participante y la convierte en un proceso ordenado, paso a paso, con quién hace cada cosa.
Tú revisas, corriges lo que haga falta y lo publicas. Lo que antes era una tarde entera delante de un documento en blanco se convierte en una conversación y un repaso.
El resultado no es un fichero perdido en una carpeta compartida. Es un proceso vivo, asignado a un puesto, con versiones y con un dueño que lo mantiene. Y lo más importante: queda al alcance de quien lo necesita, el día que lo necesita, aunque la persona que lo explicó esté de vacaciones, haya cambiado de puesto o ya no esté en la empresa.
Un proceso paso a paso
Presupuestar a medida
Dueño: Oficina técnica · Revisado hace 3 días
- Recoger la petición y los datos del clienteComercialCRM
- Tomar medidas en obraOficina técnica
- Sacar el despieceOficina técnicaDiseño
- Pedir precio de lacado al proveedorComprassi lleva lacado
- Revisar márgenesDirecciónobligatorio > 3.000 €
- Enviar el presupuesto con firmaComercial
Por qué documentar procesos se queda siempre para mañana
Piensa en lo que sabe la persona que más tiempo lleva en tu empresa. Cómo se prepara un pedido especial, qué cliente quiere la factura de una forma concreta, qué hacer cuando falla el proveedor de siempre. Nada de eso está escrito. Está en su cabeza y, en el mejor de los casos, en alguna libreta.
Pedirle que lo escriba casi nunca funciona. Escribir bien un procedimiento es un oficio distinto a hacer bien el trabajo, y la persona que más sabe suele ser también la más ocupada. Así que el documento se aplaza, se empieza, se queda a medias.
Mientras tanto, cada vez que esa persona falta, algo se retrasa o sale distinto. Y si un día se jubila o se marcha, parte de lo que tu empresa sabe hacer se va con ella. No es un drama inmediato, pero sí una fragilidad que va creciendo sin hacer ruido.
Por eso la clave no está en insistir más, sino en quitar la parte que nadie quiere hacer: redactar. Hablar de tu trabajo es fácil. Escribirlo es lo que cuesta.
- Quien más sabe es quien menos tiempo tiene
- Redactar es un oficio aparte
- Lo no escrito se va cuando se va la persona
Cómo documentar los procesos de una empresa grabando una conversación
El punto de partida es una grabación. Hay tres formas habituales de hacerla, y todas sirven.
La primera es una entrevista: alguien pregunta y la persona que hace el trabajo responde. Es la forma más completa, porque las preguntas sacan detalles que uno da por sabidos. La segunda es una reunión en la que varias personas repasan juntas cómo se hace algo; útil cuando un proceso pasa por varios puestos. La tercera, la más rápida, es que la persona se grabe sola mientras lo explica o mientras lo hace.
A partir de ahí, la IA hace el trabajo pesado. Transcribe la conversación con el nombre de cada participante, separa lo importante de las divagaciones y lo ordena en pasos. Cada paso queda con el puesto que lo ejecuta.
Pongamos una carpintería de 12 personas. El encargado explica en veinte minutos cómo se prepara un presupuesto de cocina a medida: la visita, las medidas, la consulta de materiales, el cálculo y el envío. De esa charla sale un proceso con cada paso asignado al puesto que lo hace, listo para revisar y publicar.
- Entrevista, reunión o la persona sola
- Transcripción con el nombre de cada participante
- Pasos ordenados, cada uno con su puesto
Cada paso con su responsable: el puesto, no la persona
Un detalle marca la diferencia entre un procedimiento que dura y uno que caduca en seis meses: a quién se asigna cada paso.
Si el documento dice «esto lo hace Marta», el día que Marta asciende, cambia de turno o se va, el proceso deja de ser cierto. En Vector cada paso lo ejecuta un puesto: administración, jefe de taller, comercial, responsable de almacén. Marta ocupa hoy ese puesto; mañana puede ocuparlo otra persona, y el proceso sigue valiendo sin tocar una línea.
Además, cada proceso tiene un puesto dueño. No es quien lo ejecuta entero, sino quien se ocupa de que siga siendo verdad. Cuando algo cambia, sabe que le toca actualizarlo.
Esto tiene un efecto directo en el día a día. Cada persona ve en «Lo tuyo» cómo se hace cada cosa de su puesto, sin buscar en carpetas. Y cuando alguien nuevo ocupa un puesto, hereda de golpe todo lo que ese puesto sabe hacer. Es la forma de crecer sin que cada duda acabe pasando por ti.
- Pasos asignados a puestos, no a nombres
- Un puesto dueño que mantiene cada proceso
- Quien llega a un puesto hereda lo que sabe hacer
Qué pasa con los procesos una vez documentados
Documentar procesos solo tiene sentido si luego se usan. Por eso lo que sale de cada grabación pasa a formar parte de un manual vivo, no de un archivo más.
Cuando cambia un paso, se guarda la versión anterior con su fecha y su autor, y se avisa solo a los puestos afectados. Nadie tiene que releer el manual entero para enterarse de lo que ha cambiado.
Las dudas del día a día también se resuelven de otra manera. Cualquiera puede preguntar a la IA cómo se hace algo, y la respuesta sale de vuestros propios procesos, citando de qué página o proceso la ha sacado. Si no lo encuentra, lo dice en lugar de inventar. Y solo busca en lo que la persona que pregunta tiene permiso para ver.
Lo documentado sirve, además, para incorporar a gente nueva: un plan por puesto en el que la persona avanza de leído a visto, de visto a acompañado y de acompañado a solo, con su responsable validando los pasos obligatorios. La plataforma está disponible desde 600 € al año; tienes el detalle en la página de precios.
Paso a paso
- 01
Graba cómo se hace
Una entrevista, una reunión o la persona sola explicando la tarea. No hace falta guion ni preparación.
- 02
La IA lo escribe
Transcribe con el nombre de cada participante y lo ordena en pasos, cada uno con el puesto que lo ejecuta.
- 03
Revisa y asigna dueño
Corriges lo que haga falta y eliges el puesto dueño que mantendrá el proceso al día.
- 04
Llega a quien le toca
Cada persona lo ve en «Lo tuyo», junto con el resto de lo que se hace en su puesto.
Desde 600 € al año
Un único pago anual según el tamaño de tu equipo. Todas las funciones en todos los planes.
Lo que suelen preguntarnos
¿Qué significa documentar procesos?
Es poner por escrito cómo se hace cada tarea en tu empresa: qué pasos tiene, en qué orden y quién se encarga de cada uno. Un proceso bien documentado permite que otra persona lo haga igual sin tener que preguntar, y que la empresa no dependa de la memoria de nadie. En Vector ese escrito sale de una conversación grabada, no de redactar desde cero.
¿Por dónde empiezo a documentar los procesos de mi empresa?
Por lo que más duele. Elige dos o tres tareas que solo sabe hacer una persona, o que generan las mismas dudas una y otra vez. Graba a quien las hace explicándolas y revisa el resultado. Cuando tengas esas listas, sigue con los procesos que más se repiten. Un mapa de procesos te ayuda a ver el conjunto y a decidir el orden.
¿Hace falta preparar un guion antes de grabar?
No. Basta con que la persona explique la tarea como se la contaría a alguien que empieza. Si es una entrevista, ayuda preguntar por las excepciones: qué pasa cuando algo falla, qué casos son distintos, qué se revisa antes de dar algo por terminado. La IA se encarga de ordenar lo dicho en pasos, aunque la explicación haya ido y vuelto.
¿Qué pasa si la IA se equivoca al escribir un paso?
Lo corriges antes de publicarlo. La IA prepara el borrador del proceso a partir de la grabación, pero la revisión es tuya o del puesto dueño. Puedes cambiar el texto, reordenar pasos o asignarlos a otro puesto. Una vez publicado, cualquier cambio posterior guarda la versión anterior con su fecha y su autor.
¿Quién puede ver los procesos documentados?
Quien tú decidas. Cada página tiene definido quién puede leerla, y la IA respeta esos permisos: cuando alguien le pregunta algo, solo busca en lo que esa persona tiene permiso para ver. Así puedes documentar también procesos delicados, como los de administración o personal, sin que queden a la vista de toda la plantilla.
¿Cuánto cuesta documentar procesos con Vector?
La plataforma se paga al año según el tamaño del equipo, desde 600 € al año para equipos de hasta 10 personas. El precio incluye documentar desde grabaciones, el manual vivo y la IA que responde con vuestros procesos. En la página de precios tienes el detalle de cada tramo.
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Documenta tu primer proceso en una conversación
Te enseñamos en una demo cómo una grabación se convierte en un proceso paso a paso, con cada puesto en su sitio.