Un manual de procesos que sí se consulta
Olvida el PDF de cien páginas que nadie abre. En Vector el manual está organizado por puestos, guarda cada versión, avisa a quien le afecta un cambio y responde cuando le preguntas.
- Manual organizado por puestos
- Cada cambio guarda la versión anterior
- Avisos solo a quien le afecta
Presupuestar a medida
Dueño: Oficina técnica · Revisado hace 3 días
- Recoger la petición y los datos del clienteComercialCRM
- Tomar medidas en obraOficina técnica
- Sacar el despieceOficina técnicaDiseño
- Pedir precio de lacado al proveedorComprassi lleva lacado
- Revisar márgenesDirecciónobligatorio > 3.000 €
- Enviar el presupuesto con firmaComercial
Muchas empresas han tenido alguna vez un manual de procesos. Alguien le dedicó semanas, se imprimió o se guardó en una carpeta compartida y, un año después, nadie lo abría. No porque estuviera mal hecho, sino porque un manual en Word o en PDF tiene dos defectos que lo condenan: envejece en cuanto algo cambia y buscar en él cuesta más que preguntar al compañero.
El manual de Vector está pensado al revés. Es un manual vivo: procesos y páginas de documentación que se actualizan paso a paso, con la versión anterior guardada y un aviso solo para los puestos a los que afecta el cambio. Está organizado por puestos, así que cada persona ve lo suyo sin navegar por capítulos que no le tocan.
Y para consultarlo no hace falta buscar. Preguntas a la IA cómo se hace algo y responde con vuestros propios procesos, citando la página o el proceso de donde saca la respuesta.
Un manual de procedimientos así cumple la función que siempre debió cumplir: que cada uno sepa lo que tiene que hacer, que lo nuevo no se pierda y que la empresa siga funcionando aunque tú no estés tres meses.
Cambiar un paso y avisar
Paso 6 · Enviar el presupuesto
Cambiado hoy a las 10:42 por Laura
Revisar márgenes con dirección
−Enviar el PDF por correo desde Outlook
+Enviar desde el programa con firma digital del cliente
Programar seguimiento a los 5 días
Avisados
Comercial · 3 personas
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Se guarda
La versión 4 sigue disponible en el historial, con fecha y autor.
Por qué el manual de procedimientos en Word acaba en un cajón
El manual clásico nace con buena intención y muere por tres motivos muy concretos.
El primero, envejece. Cambia un proveedor, un programa o una forma de hacer las cosas, y el documento no se entera. Nadie sabe qué páginas siguen siendo ciertas, así que se deja de confiar en todas.
El segundo, es de todos y de nadie. Un único documento para toda la empresa no tiene un responsable claro de cada parte. Quien cambia algo no sabe a quién avisar, y quien debería enterarse no se entera.
El tercero, cuesta consultarlo. Con una duda concreta a media mañana, abrir un PDF, buscar el capítulo y leer tres páginas es más lento que levantarse y preguntar. Y así el conocimiento vuelve a vivir en las personas, que es justo lo que el manual quería evitar.
Nada de esto se arregla escribiendo mejor. Se arregla cambiando el formato: un manual dividido en procesos con dueño, que guarda sus versiones, que avisa de lo que cambia y que se puede consultar con una pregunta.
- Envejece en cuanto algo cambia
- Nadie es dueño de cada parte
- Consultarlo es más lento que preguntar
Un manual de procesos organizado por puestos
En Vector el manual no se ordena por capítulos, sino por puestos. Cada paso de cada proceso lo ejecuta un puesto, y cada proceso tiene un puesto dueño que se ocupa de mantenerlo. Así, el manual tiene tantos responsables como partes, y cada parte sabe a quién pertenece.
Para quien lo usa, esto cambia la experiencia por completo. Cada persona entra con un enlace a su correo, sin contraseña, y en «Lo tuyo» ve sus tareas, los acuerdos de reuniones que le tocan y cómo se hace cada cosa de su puesto. No tiene que leer lo de administración si trabaja en el taller, ni lo del taller si está en recepción.
Además del paso a paso, el manual reúne páginas de documentación: políticas, criterios, explicaciones que no son un proceso pero que conviene tener escritas. Cada página tiene definido quién puede leerla.
Pongamos una clínica de 20 personas. Recepción, auxiliares, dirección y administración ven cada una su parte del manual. Cuando entra una recepcionista nueva, encuentra desde el primer día todo lo que su puesto necesita saber, y nada que la distraiga.
- Cada proceso con un puesto dueño
- Cada persona ve lo de su puesto
- Páginas con permisos de lectura
Un manual vivo: cada cambio queda guardado y llega a quien le afecta
Un manual de procesos solo es útil si es fiable, y solo es fiable si se mantiene. Vector lo hace fácil de dos maneras.
Cuando alguien cambia un paso, la versión anterior no desaparece. Queda guardada con su fecha y su autor, así que siempre puedes ver cómo se hacía algo antes y quién lo cambió. Esto da tranquilidad para actualizar sin miedo a perder nada.
A la vez, el cambio se avisa, pero solo a los puestos afectados. Si cambia la forma de registrar un pedido, se entera quien registra pedidos, no toda la plantilla. Menos ruido significa que los avisos se leen.
Mantener el manual al día deja de ser un proyecto anual y pasa a ser un gesto pequeño en el momento en que algo cambia. Y como cada proceso tiene su dueño, siempre hay alguien que sabe que le toca.
Si además quieres que los cambios nuevos se puedan documentar sin escribir, puedes grabar a quien los explica y la IA los deja ordenados en pasos, listos para sustituir la versión anterior.
- Versión anterior con fecha y autor
- Avisos solo a los puestos afectados
- Actualizar es un gesto, no un proyecto
Consultar el manual de procesos preguntando a la IA
La forma natural de resolver una duda en el trabajo es preguntar. Vector respeta esa costumbre, pero la pregunta la responde el manual.
Cualquiera puede escribir «¿cómo se tramita una devolución?» o «¿qué hago si un cliente pide factura con otro CIF?». La IA busca en vuestros procesos y páginas, responde y cita de qué página o proceso lo ha sacado, para que quien pregunta pueda comprobarlo. Si no lo encuentra, lo dice claramente en lugar de improvisar una respuesta.
La IA solo busca en lo que la persona que pregunta tiene permiso para ver. Un auxiliar no obtendrá respuestas sacadas de páginas reservadas a dirección, aunque estén en el mismo manual.
Esto tiene un efecto que se nota enseguida: las dudas dejan de acabar siempre en la misma mesa. Tú o tus personas clave recuperáis tiempo, y quien pregunta obtiene la respuesta al momento, basada en cómo trabaja tu empresa y no en una respuesta genérica.
La plataforma está disponible desde 600 € al año; tienes los tramos en la página de precios.
Paso a paso
- 01
Define los puestos
Recoge los puestos de tu empresa. Serán el esqueleto del manual y los dueños de cada proceso.
- 02
Llena el manual
Graba conversaciones sobre cómo se hace cada tarea o escribe páginas de documentación. La IA ordena los pasos.
- 03
Decide quién lee qué
Cada página con sus permisos. La IA los respeta al responder.
- 04
Mantenlo vivo
Cada cambio guarda la versión anterior y avisa solo a los puestos afectados.
Desde 600 € al año
Un único pago anual según el tamaño de tu equipo. Todas las funciones en todos los planes.
Lo que suelen preguntarnos
¿Qué es un manual de procesos?
Es el conjunto ordenado de procesos de una empresa: cómo se hace cada tarea, en qué pasos, quién se encarga de cada uno y qué criterios se siguen. Sirve para que el trabajo salga igual lo haga quien lo haga, para formar a gente nueva y para que la empresa no dependa de la memoria de unas pocas personas.
¿Es lo mismo un manual de procesos que un manual de procedimientos?
En la práctica se usan casi como sinónimos. Cuando se distinguen, el proceso describe qué se hace y quién interviene de principio a fin, y el procedimiento baja al detalle de cómo se hace cada paso. En Vector conviven ambos niveles: cada proceso tiene sus pasos detallados, asignados a puestos, y se puede completar con páginas de documentación.
¿Qué debe incluir un manual de procesos?
Como mínimo, los procesos clave con sus pasos, el puesto que ejecuta cada paso y el puesto dueño que mantiene cada proceso. Conviene añadir las excepciones habituales, los criterios de decisión y las herramientas que se usan. Tan importante como el contenido es saber qué versión está vigente y quién lo cambió por última vez.
¿Cómo se mantiene actualizado un manual de procedimientos?
Dando un dueño a cada parte y haciendo que cambiar sea fácil. En Vector cada proceso tiene un puesto dueño; cuando algo cambia, lo actualiza en el momento. La versión anterior se guarda con fecha y autor, y el aviso llega solo a los puestos afectados. Así el manual no necesita una gran revisión anual.
¿Puedo tener partes del manual que no vea toda la plantilla?
Sí. Cada página tiene definido quién puede leerla. Puedes tener procesos de dirección, de administración o de personal visibles solo para esos puestos. La IA respeta los mismos permisos: cuando alguien le pregunta, solo busca en lo que esa persona tiene permiso para ver.
¿Cuánto cuesta tener el manual de procesos en Vector?
La plataforma se contrata al año según el tamaño del equipo, desde 600 € al año para equipos de hasta 10 personas. Incluye el manual vivo con versiones y avisos, la documentación desde grabaciones y la IA que responde con vuestros procesos. Tienes el detalle de cada tramo en la página de precios.
Manual de procesos por comunidad autónoma
Manual de procesos en Andalucía
Manual de procesos en Aragón
Manual de procesos en Canarias
Manual de procesos en Cantabria
Manual de procesos en Castilla - La Mancha
Manual de procesos en Castilla y León
Manual de procesos en Catalunya
Manual de procesos en Ceuta
Manual de procesos en Comunidad Foral de Navarra
Manual de procesos en Comunidad de Madrid
Manual de procesos en Comunitat Valenciana
Manual de procesos en Extremadura
Manual de procesos en Galicia
Manual de procesos en Illes Balears
Manual de procesos en La Rioja
Manual de procesos en Melilla
Manual de procesos en País Vasco
Manual de procesos en Principado de Asturias
Manual de procesos en Región de Murcia
Pasa del manual que nadie lee al que se consulta a diario
En una demo te enseñamos cómo se organiza por puestos, cómo guarda cada versión y cómo responde la IA con vuestros procesos.