El manual vivo de tu empresa
IncorporacionesQue la persona nueva sea autónoma sin ir preguntando a los de siempre
La incorporación de nuevos empleados no debería consistir en preguntar a quien pase por delante. En Vector cada puesto tiene su plan: los procesos que esa persona va a ejecutar, las herramientas que va a usar y los accesos que le corresponden. Avanza por niveles y su responsable valida lo obligatorio.
Procesos
El manual de la empresa · 38 procesos
| Proceso | Área | Dueño | Estado |
|---|---|---|---|
| Presupuestar a medida6 pasos · crítico | Comercial | Oficina técnica | vigente |
| Pedido a proveedor5 pasos | Compras | Compras | vigente |
| Montaje en casa del cliente8 pasos · crítico | Taller | Jefe de taller | revisar |
| Cierre de caja semanal4 pasos | Administración | Administración | vigente |
| Devolución de material6 pasos | Compras | sin dueño | obsoleto |
¿Cómo se organiza el onboarding de un empleado en una pyme?
Con un plan de incorporación ligado al puesto, no a la persona. El plan recoge los procesos que va a ejecutar, las herramientas que necesita y los accesos que le corresponden. La persona avanza por niveles: lo ha leído, lo ha visto, lo ha hecho acompañada y lo hace sola. Su responsable valida los pasos obligatorios y la empresa mide en cuántos días trabaja de forma autónoma.
El onboarding de empleados en una pyme casi nunca es un plan. Es una mañana de papeles, una presentación rápida al equipo y después semanas de «eso pregúntaselo a quien lo lleva». La persona nueva aprende de quien pilla libre ese día, y lo que aprende depende de a quién pillara.
Funciona, más o menos. El problema es el precio que se paga sin apuntarlo en ningún sitio: los que más saben pierden horas explicando lo mismo por enésima vez, cada uno enseña su versión del trabajo y nadie sabe decir en qué punto está de verdad quien entró hace seis semanas. Cuando llega el momento de dejarle trabajar solo, la decisión se toma por sensación.
Hay otra forma, y no pasa por escribir un manual de doscientas páginas que nadie leerá. Pasa por que la incorporación cuelgue del puesto: los procesos que esa persona va a ejecutar, las herramientas con las que va a trabajar y los accesos que le tocan. Eso es lo que monta Vector en cada incorporación, y lo que permite saber con hechos, y no con intuición, cuándo alguien ya trabaja por su cuenta.
Un proceso paso a paso
Presupuestar a medida
Dueño: Oficina técnica · Revisado hace 3 días
- Recoger la petición y los datos del clienteComercialCRM
- Tomar medidas en obraOficina técnica
- Sacar el despieceOficina técnicaDiseño
- Pedir precio de lacado al proveedorComprassi lleva lacado
- Revisar márgenesDirecciónobligatorio > 3.000 €
- Enviar el presupuesto con firmaComercial
Cada persona nueva se paga con el tiempo de los de siempre
Ponle números a la última incorporación, aunque sea de memoria. ¿Cuántas veces interrumpió la persona nueva al encargado durante su primera semana? ¿Y en la cuarta? En una pyme esas interrupciones no llegan a un departamento de formación: llegan a quien más trabajo tiene encima, que suele ser también quien más sabe.
De ahí salen tres costes que rara vez se miran juntos. El primero es el desgaste de las personas clave, que acaban haciendo de manual andante mientras su propio trabajo se acumula. El segundo es la variedad: si cada uno enseña a su manera, acaban conviviendo tres formas de hacer lo mismo y ninguna está señalada como la buena. El tercero es la ceguera: nadie sabe en qué punto está quien acaba de entrar, porque lo que ha aprendido no ha dejado rastro en ninguna parte.
Pongamos una carpintería de doce personas que contrata a alguien para hacer presupuestos. Aprende mirando a quien los hace desde hace años, coge sus costumbres buenas y también las que nadie ha revisado nunca, y a los dos meses la única prueba de que está listo es que su jefe cree que lo está.
- Las dudas acaban siempre en las mismas dos o tres mesas
- Cada uno enseña su versión y ninguna está marcada como la buena
- Nadie sabe en qué punto está la persona que entró hace un mes
El plan cuelga del puesto, no de la persona que entra
En Vector una incorporación empieza eligiendo el puesto. No se escribe un plan desde cero con cada contratación: el plan sale del propio manual de la empresa. Los procesos que ese puesto ejecuta, las herramientas que usa y los accesos que le corresponden ya están recogidos, así que el plan de acogida se monta con material que la empresa ya tiene.
Eso cambia dos cosas. La primera, que preparar una incorporación deja de ser un favor que alguien resuelve el domingo por la noche. La segunda, y más importante, que lo aprendido no se va con la persona. Si mañana entra otra al mismo puesto, el plan sigue ahí. Y si alguien de casa cambia de función, se lleva consigo el conocimiento de ese puesto nuevo, no el de la silla que deja.
Es la misma idea que sostiene todo el manual de procesos: cada paso lo ejecuta un puesto, no un nombre propio. Por eso el plan no envejece cuando alguien asciende o se marcha, y por eso mejorar un proceso mejora a la vez la formación de las nuevas incorporaciones a ese puesto, sin tener que tocar nada más.
- El plan sale de los procesos, las herramientas y los accesos del puesto
- Un cambio de función viene con el conocimiento de ese puesto
- Mejorar un proceso mejora la acogida de quien entre después
Leído, visto, acompañado y solo, con alguien que lo confirma
Decir que alguien «ya sabe» es una opinión. Los cuatro niveles la convierten en algo comprobable. Cada elemento del plan, ya sea un proceso, una herramienta o una norma interna, se recorre en el mismo orden: la persona lo ha leído, después lo ha visto hacer, luego lo ha hecho acompañada por alguien con experiencia y por último lo hace sola.
El salto del tercer nivel al cuarto no lo decide quien entra. Los pasos obligatorios los valida su responsable, que es quien le ha visto trabajar y quien responde de que aquello salga bien. Esa validación es un acto explícito, con su fecha y su nombre, no un «sí, ya va suelto» dicho de pasada en el pasillo.
Mientras tanto, cualquiera con permiso puede ver en qué punto está la incorporación: qué queda por leer, qué falta por acompañar y qué está ya validado. Así, cuando llega la conversación de si la persona está lista, se habla de lo que ha hecho y no de la impresión que da. Y la empresa mide en cuántos días ha llegado a trabajar de forma autónoma: un dato propio, que se compara con el de las incorporaciones siguientes.
- Un mismo recorrido para cada proceso, herramienta o norma del puesto
- Los pasos obligatorios los valida el responsable, con fecha y nombre
- Se mide en cuántos días la persona llega a trabajar sola
El plan que ya existe es el que sirve para la siguiente
La primera vez que se monta el plan de un puesto cuesta un rato. La segunda apenas cuesta, y ahí está el cambio de fondo: crecer deja de significar repetir la explicación entera con cada contratación.
El mismo plan responde a tres situaciones distintas. La siguiente contratación para ese puesto arranca con el material ya hecho. Un cambio de puesto dentro de casa se trata igual que una incorporación, porque lo que cambia no es la persona, sino el trabajo que va a hacer. Y una baja larga deja de ser una emergencia sin mapa: quien cubre tiene delante los procesos de ese puesto, sus herramientas y sus accesos, en vez de depender de lo que recuerden los compañeros en mitad del lío.
Cuando el manual se mantiene al día, el plan se mantiene con él. Si cambia un procedimiento, la versión nueva es la que verá quien entre después; no hay un dosier de formación aparte envejeciendo por su cuenta. Si te interesa el paso previo, cómo se levanta ese material hablando en lugar de escribiendo, está en documentar procesos; y el papel de la IA durante la acogida lo contamos en la guía sobre IA e incorporaciones.
- La siguiente contratación al mismo puesto empieza con el plan hecho
- Un cambio de función se trata como una incorporación más
- Una baja larga se cubre con los procesos del puesto delante
Paso a paso
- 01
Se da de alta a la persona
Entra en el equipo con su nombre y su fecha de incorporación. Accede con un enlace a su correo, sin contraseña, y ve lo suyo desde el primer día.
- 02
Se elige su puesto
El plan sale del puesto: los procesos que va a ejecutar, las herramientas que va a usar y los accesos que le corresponden. No se escribe de cero.
- 03
Lee y ve cómo se hace
Recorre los procesos de su puesto y ve hacer los que hay que ver. Queda marcado qué ha leído ya y qué ha visto, sin preguntar a nadie para avanzar.
- 04
Lo hace acompañada
Ejecuta el trabajo con alguien con experiencia al lado. Es el nivel donde salen las excepciones y los casos raros que no estaban escritos.
- 05
Lo hace sola y su responsable lo valida
Los pasos obligatorios los confirma su responsable, con fecha y nombre. A partir de ahí se registra en cuántos días ha llegado a ser autónoma.
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Lo que suelen preguntarnos
¿Cómo se hace el onboarding de empleados en una pyme sin departamento de personal?
Con un plan por puesto en lugar de alguien dedicado a formar. El material sale del manual que la empresa ya tiene: los procesos de ese puesto, sus herramientas y sus accesos. El encargado no prepara nada nuevo, solo acompaña y valida lo obligatorio. El trabajo grande se hace una vez por puesto, no una vez por contratación.
¿Y si el puesto no está documentado?
Entonces la primera incorporación a ese puesto sirve para documentarlo. Se graba a quien hace hoy ese trabajo explicándolo en voz alta y la IA lo convierte en procesos paso a paso, que una persona revisa antes de darlos por buenos. Lo práctico es empezar por lo que la persona nueva va a necesitar en sus primeras semanas y completar el resto sobre la marcha, en vez de esperar a tenerlo todo escrito.
¿Sirve para una baja larga o un cambio de puesto?
Sí, y son los dos casos donde más se nota. Como el plan cuelga del puesto, quien cubre una baja entra por la misma puerta que alguien nuevo: los procesos de ese puesto, sus herramientas y sus accesos. Un cambio de función interno se trata igual, porque lo que cambia es el trabajo y no la persona. En ninguno de los dos casos hay que improvisar una explicación de urgencia.
¿Quién decide que alguien ya puede trabajar solo?
Su responsable, y sobre hechos. Los pasos obligatorios del plan se validan de forma explícita, con fecha y con nombre, después de haber visto a la persona hacerlo acompañada. No es un trámite: mientras un paso obligatorio siga sin validar, la incorporación continúa abierta y se ve exactamente qué falta.
¿Cuánto tarda una persona en ser autónoma?
Depende del puesto y de la empresa, así que no damos una cifra. Lo que sí se hace es medirlo: cada incorporación registra en cuántos días la persona llegó a trabajar sola. Con dos o tres hechas ya tienes tu propia referencia, y puedes ver si el plan de un puesto concreto va más lento de lo normal y en qué nivel se atasca.
¿Qué ve la persona que acaba de entrar?
Lo suyo. Entra con un enlace a su correo, sin contraseña, y encuentra los pasos de su plan, el nivel en el que está cada uno y cómo se hace cada cosa de su puesto. Puede preguntar en lenguaje normal y recibe la respuesta con la página de la que sale, siempre dentro de lo que tiene permiso para ver.
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Ver el plan de una incorporación
Elige un puesto al que hayas contratado hace poco y te enseñamos cómo quedaría su plan: qué procesos entran, qué herramientas y accesos le tocan, y qué tendría que validar su responsable antes de dejarle trabajar solo.