Cómo preparar una empresa para la IA: qué hay que tener antes

Casi todo el mundo pregunta qué herramienta usar. La pregunta útil es otra: cómo preparar una empresa para la IA antes de instalar nada. Una IA responde con el contexto que puede consultar, y ese contexto sale de tu empresa: de lo que hace cada puesto, de las reglas con las que decide, de dónde está guardada la información y de quién puede verla. Si eso no está ordenado, la herramienta dará respuestas que suenan bien y no sirven, que es la peor de las opciones posibles. Lo que sigue es lo que conviene tener listo, sin que haga falta ser una empresa técnica.

Las cinco cosas que hay que tener antes

No son cinco proyectos. Son cinco condiciones, y se pueden cubrir a un nivel suficiente en unas semanas de trabajo repartido.

Procesos escritos: el mínimo viable

No hace falta la empresa entera. Hace falta que lo que más se pregunta esté escrito. Una regla práctica: si una duda se ha repetido tres veces este mes, merece una página.

Un proceso preparado para que lo consulte una IA —y también una persona— tiene siempre las mismas partes: nombre en forma de verbo y objeto, para qué sirve, qué lo dispara, el puesto que responde de él, los pasos con su puesto y su herramienta, las excepciones y cómo se sabe que está bien hecho. Lo que más valor aporta son las dos últimas: los criterios de decisión y los casos raros son justo lo que no está en ningún manual y lo que la gente pregunta. Si empiezas de cero, la guía de cómo poner los procesos por escrito te ahorra las vueltas habituales.

Una advertencia: documenta cómo se hace hoy, no cómo debería hacerse. La versión idealizada no le sirve a nadie y además impide ver los problemas reales, que es de donde salen las mejoras.

Un responsable por proceso, y que sea un puesto

Un proceso sin dueño deja de ser verdad en pocas semanas. El dueño no es quien lo ejecuta todos los días, es quien responde de que lo escrito coincida con la realidad y lo actualiza cuando cambia algo.

Y conviene que sea un puesto, no una persona con nombre. «Lo mantiene Andrés» deja de valer el día que Andrés cambia de departamento. «Lo mantiene el responsable de almacén» sigue valiendo. Ese detalle, que parece menor, es lo que hace que la documentación sobreviva a la rotación.

Inventario de herramientas y accesos por puesto

Haz una lista de todos los programas que se usan: gestión, contabilidad, correo, almacenamiento de archivos, firma, banca, la hoja de cálculo que lleva un solo departamento y la aplicación que instaló alguien hace tres años. Al lado, dos columnas: qué puestos la usan y con qué nivel de acceso.

Ese ejercicio deja a la vista tres cosas incómodas y muy útiles: herramientas que paga la empresa y no usa nadie, personas con acceso a cosas que ya no les tocan y, sobre todo, datos que solo existen dentro de la cabeza de una aplicación que nadie más consulta. Es también el inventario que necesitarás el día que quieras conectar algo.

Permisos: quién puede ver qué

Este punto se olvida siempre y es el que puede dar un disgusto de verdad. Si montas un asistente que busca en «todos los documentos de la empresa», cualquiera puede acabar preguntando por un salario, por una carta de despido o por el margen de un cliente.

La regla es sencilla: cada página o proceso tiene definido quién lo lee, y la IA solo busca dentro de lo que quien pregunta tiene permiso para ver. Si la respuesta está en un sitio al que esa persona no llega, la respuesta correcta es decir que no lo encuentra. Antes de conectar nada, repasa los tres bloques sensibles: datos de personal, datos económicos por cliente y contratos con proveedores.

Datos accesibles: sacar lo que está encerrado

Buena parte de lo que una pyme necesita no está en ningún programa. Está en hilos de correo, en carpetas compartidas con nombres de hace cinco años, en un archivador y en conversaciones de mensajería. Nada de eso se puede consultar de forma fiable.

No hay que digitalizarlo todo. Hay que elegir: qué información se necesita para responder las preguntas que se repiten. El histórico de condiciones de un cliente, sí. Los albaranes de 2014, seguramente no. Y hay una parte que ni siquiera está escrita en ninguna parte, que es el saber que solo está en la cabeza de la gente: eso se recoge hablando con quien lo tiene, no buscando en carpetas.

Checklist por áreas

Cada área tiene sus preguntas repetidas. Este repaso ayuda a saber por dónde va cada una:

• Administración y finanzas. ¿Está escrito quién aprueba un gasto y a partir de qué importe? ¿Cómo se trata una factura que no cuadra con el albarán? ¿Quién accede a la banca y con qué nivel?
• Comercial. ¿Hay criterios escritos de descuento y condiciones de pago? ¿Dónde se guarda lo hablado con cada cliente? ¿Qué pasa con un cliente antiguo que solo trata con una persona?
• Operaciones o producción. ¿Están escritos los pasos y los controles de calidad? ¿Qué se hace cuando falta material o se retrasa un proveedor? ¿Dónde se apunta lo que se aprende de un fallo?
• Personas. ¿Hay un plan de incorporación por puesto? ¿Quién valida que alguien ya puede trabajar solo? ¿Los documentos de personal están separados del resto?
• Atención al cliente. ¿Existe una lista de las dudas que más llegan y su respuesta buena? ¿Quién la mantiene?

Cómo preparar una empresa para la IA sin parar el trabajo diario

Un recorrido realista para una pyme se parece a esto: elegir un área donde duela, recoger sus procesos hablando con quien los hace, escribirlos con responsable, ordenar permisos, y solo entonces probar un primer caso de uso con IA sobre ese material. Cuando ese primero funciona, se repite con el área siguiente.

Lo que no funciona es lo contrario: contratar una herramienta para toda la empresa y confiar en que la gente la llene. En cómo implantar IA sin empezar por la herramienta está el planteamiento completo, y si prefieres que alguien de fuera dirija el recorrido, esa es la idea de la consultoría de IA para empresas.