El manual vivo de tu empresa
Base de conocimiento internaLa wiki interna que tu equipo mantiene viva sin sentarse a escribir
Casi todas las wikis internas empiezan con ganas y acaban abandonadas. Nadie tiene tiempo de escribir, lo escrito envejece y al final se vuelve a preguntar en el pasillo. Vector no escribe por vosotros, pero cambia cómo se hace ese trabajo: se cuenta hablando, cada página tiene dueño y la IA señala lo que no cuadra.
Descuentos y excepciones
Dueño: Dirección comercial · Actualizada hace 2 días
El descuento se calcula siempre sobre el PVP de catálogo, nunca sobre un precio ya rebajado en una oferta anterior.
Flujo · cómo se aprueba
Excepciones
- Cliente con acuerdo anual: su descuento ya está en la ficha, no se negocia otra vez
- Obra completa: se cotiza el conjunto, no línea a línea
- Material de exposición: lo decide tienda hasta el 25 %
¿Qué es una base de conocimiento interna?
Es el sitio donde una empresa guarda cómo funciona: procesos, normas, criterios, decisiones tomadas y respuestas a las dudas de cada día. Sirve para que cualquiera encuentre la respuesta sin interrumpir a quien la sabe. Para que funcione tiene que estar ordenada por quién hace cada cosa, tener una versión vigente de cada documento, respetar quién puede leer qué y actualizarse cuando el trabajo cambia.
Cada semana que sigue igual se paga, aunque no salga en ninguna factura.
Si todo sigue igual
- Las preguntas de cada día acaban siempre en la misma mesa, y el trabajo de verdad se queda para después de las siete.
- Una baja, unas vacaciones o una salida paran una parte de la empresa hasta que esa persona vuelve.
- Quien entra aprende preguntando a quien pilla, y tarda meses en trabajar solo.
Desde el primer día
- Lo que más se repite deja de preguntarse: lo contesta el proceso, no una persona.
- Lo importante queda escrito y deja de depender de quién esté ese día.
- Cada uno ve lo que le toca y tiene respuesta para su día a día, sin esperar a nadie.
Una base de conocimiento interna tiene un objetivo sencillo: que la respuesta a «¿cómo se hace esto?» esté escrita y se encuentre. Procesos, normas, plantillas, criterios de precio, decisiones que se tomaron y por qué. Sobre el papel, cualquier wiki interna o software de base de conocimiento sirve para eso.
En la práctica, la mayoría muere de la misma manera. Alguien la monta con entusiasmo, escribe las primeras páginas y después el trabajo del día se come el tiempo. Lo escrito se queda quieto mientras la empresa cambia, la gente deja de fiarse y vuelve a preguntar al compañero. Y el compañero vuelve a explicarlo.
Vector está pensado para las dos cosas que matan una wiki: escribirla y mantenerla. Tu equipo cuenta cómo trabaja en vez de redactar, cada página cuelga de un puesto que responde de ella y la IA señala lo que ya no cuadra. Nada se publica sin que una persona lo apruebe.
Una wiki no se abandona por culpa del software
Cuando una wiki interna fracasa, lo normal es culpar a la herramienta y buscar otra. La siguiente dura algo más, porque es nueva, y acaba igual. El problema de fondo es de trabajo: alguien tiene que sentarse a escribir, y alguien tiene que volver a cada página cuando algo cambia. En una pyme de veinte personas ese alguien no existe como puesto; es un favor que se hace cuando sobra tiempo.
A eso se suma que las páginas no tienen dueño. Si nadie responde de que la página de devoluciones esté al día, nadie la toca. Pasan seis meses, cambia el proveedor de transporte, y la wiki sigue contando lo de antes. La primera vez que alguien sigue esa página y se equivoca, deja de consultarla. La segunda, lo cuenta a los demás.
Y mientras tanto el conocimiento de verdad se sigue moviendo de palabra. Cuando alguien se jubila o se va, se lleva lo que nunca llegó a escribirse. Lo contamos con más calma en la pérdida de conocimiento cuando se va un empleado.
- Escribir y mantener es trabajo, y en una pyme no es el puesto de nadie
- Una página sin dueño deja de estar al día en cuanto algo cambia
- Cuando la gente pilla un error, deja de consultar la wiki
Cada página cuelga de quien hace el trabajo
La mayoría de wikis se ordenan como carpetas: Comercial, Almacén, Administración. En Vector el conocimiento cuelga de puestos y procesos. Cada paso de un proceso lo ejecuta un puesto, no una persona, y cada proceso tiene un puesto que lo mantiene. Si alguien asciende o se va, lo escrito sigue valiendo, y se sabe quién tiene que revisarlo.
Ese orden cambia lo que ve cada uno. Quien entra en Vector, con un enlace a su correo y sin contraseña, encuentra lo suyo: sus tareas y cómo se hace cada cosa de su puesto. No tiene que navegar por un árbol de carpetas para dar con la página que le toca. Si te interesa cómo se definen esos puestos, está en la descripción de puestos de trabajo, y cómo se reparten las responsabilidades de cada proceso, en la matriz RACI.
También cambia quién ve qué. Cada página tiene quién puede leerla, y la IA que responde respeta esos permisos: solo busca en lo que puede ver quien pregunta. Así se puede guardar en el mismo sitio lo que es de todos y lo que es de dirección, sin abrirlo a todo el mundo.
- Cada proceso tiene un puesto que responde de mantenerlo
- Cada persona entra y ve lo de su puesto, sin buscar
- Cada página tiene quién la lee, y la IA respeta esos permisos
El repaso del manual
Lo que no cuadra
La IA ha leído 38 procesos y 62 páginas
- Dos documentos dicen distinto sobre quién aprueba > 3.000 €contradicción
- «Devoluciones» no dice qué hacer si el proveedor ya facturóhueco
- El cierre de caja está explicado en dos páginasduplicado
- Paso 6: se nombra Outlook y ya se firma en el programaaplicado
Lo que toca a dos documentos se convierte en tarea: decide una persona.
Lo que se decide en una reunión acaba en la página que toca
En Vector la base de conocimiento no se escribe a partir de una página en blanco. Tu equipo graba una conversación, una entrevista, una reunión o a alguien explicando solo cómo lo hace, y la IA propone procesos paso a paso, con el puesto que hace cada paso. Es la forma de documentar los procesos de la empresa sin que nadie tenga que redactar.
Lo interesante pasa cuando lo hablado ya estaba escrito. La IA no crea otro documento que compita con el primero: propone qué cambia, con el antes y el después marcados dentro de la frase, y una persona lo revisa y lo aplica. Si en la conversación no hay nada nuevo, no propone nada.
Pongamos una empresa de reformas de veinte personas. En la reunión de obra del lunes se acuerda que los extras de más de 500 € los aprueba el jefe de obra por escrito antes de empezar. Hasta ahora eso se quedaba en el acta, si había acta. Con Vector, si la reunión se graba, la IA propone el cambio en el proceso de extras, el responsable lo aprueba y los puestos que llevan obras reciben el aviso. Así es como se consigue que el conocimiento se mantenga actualizado sin sesiones de escritura.
- Se graba cómo se hace y la IA lo propone en pasos
- Si ya estaba escrito, propone el cambio con el antes y el después
- Una persona revisa y aplica; si no hay nada nuevo, no propone nada
Lo que no cuadra sale a la luz antes de que cueste dinero
Una base de conocimiento grande acaba teniendo páginas que se contradicen sin que nadie lo note. Con el repaso del manual, la IA lee lo escrito y señala lo que no cuadra en cinco tipos: contradicciones, huecos, duplicados, mejoras y lo que ha quedado obsoleto. Lo que afecta a dos documentos se convierte en una tarea, porque decidir cuál manda es cosa de personas.
Cada persona ve qué documentos son nuevos o han cambiado desde la última vez que entró, y al abrirlos los cambios salen marcados. Y cuando alguien pregunta, la IA responde con vuestros procesos, cita la página de la que saca la respuesta y dice cuándo no lo encuentra. Hay más sobre el papel de la IA en la gestión del conocimiento con IA y una comparación honesta en Vector frente a ChatGPT.
Lo que guardas en Vector no queda atrapado. Todo el manual, o una rama desde una página, sale en un PDF con índice, en un ZIP para Google Drive o en un ZIP para Notion. Se puede sacar incluso solo lo que ve una persona concreta.
- El repaso señala contradicciones, huecos, duplicados, mejoras y lo obsoleto
- Cada persona ve lo nuevo y lo cambiado, con los cambios marcados
- Se exporta a PDF con índice, a Google Drive o a Notion
De la primera conversación a una base viva
- 01
Ordenas el equipo
Departamentos, puestos y quién ocupa cada uno, en un solo árbol. Es el esqueleto del que cuelga todo lo demás.
- 02
Se cuenta cómo se hace
Se graba una conversación con quien hace el trabajo. La IA propone los procesos paso a paso, cada paso con su puesto.
- 03
Una persona lo aprueba
La IA propone y alguien lo revisa y lo aplica. Cada proceso queda con su versión vigente, su autor y su fecha.
- 04
Cada uno ve lo suyo y pregunta
La plantilla entra con un enlace, ve lo de su puesto y pregunta a la IA, que responde citando de dónde lo saca.
- 05
El repaso mantiene el orden
Lo que se habla propone cambios y el repaso señala lo que no cuadra. Una persona decide qué se aplica.
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Lo que suelen preguntarnos
¿Qué diferencia hay entre una base de conocimiento interna y una wiki?
En el uso diario, poca: las dos guardan lo que la empresa sabe. La diferencia está en cómo se ordena y se mantiene. Una wiki suele ser un árbol de páginas que alguien escribe a mano. Una base de conocimiento que funciona necesita además dueños, versiones, permisos y una forma de enterarse cuando algo cambia.
¿Qué software de base de conocimiento necesita una pyme?
Uno que resuelva quién escribe y quién mantiene, porque ahí es donde fallan casi todas. Antes de mirar funciones, pregúntate quién va a actualizar cada página cuando cambie un proceso. Si la respuesta es «ya veremos», da igual el programa que elijas.
¿Quién mantiene la base de conocimiento al día?
Cada proceso tiene un puesto que lo mantiene. La IA ayuda proponiendo cambios a partir de lo que se habla en reuniones y conversaciones, y señalando lo que se contradice o se ha quedado viejo. La decisión de aplicar un cambio la toma siempre una persona.
¿La IA puede publicar cambios por su cuenta?
No. La IA propone y una persona aplica. Cada propuesta llega con el antes y el después marcados, para que revisarla lleve poco rato. Nada se publica solo.
¿Qué pasa con la información confidencial?
Cada página tiene quién puede leerla. La IA respeta esos permisos: cuando alguien pregunta, solo busca en lo que esa persona puede ver. Lo de dirección puede estar en la misma base sin que lo lea toda la plantilla.
¿Puedo sacar la información si algún día dejo Vector?
Sí. Todo el manual, o una parte, se exporta en un PDF con índice, en un ZIP para Google Drive o en un ZIP para Notion. Lo que escribe tu empresa es de tu empresa.
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Una base de conocimiento que no dependa de que alguien tenga una tarde libre.
Cuéntanos qué wiki o carpeta tenéis hoy y dónde se atasca. En la demo te enseñamos cómo se organizaría en Vector, por puestos y con un dueño en cada página.
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