El manual vivo de tu empresa
Manual de acogidaUn buen manual de acogida es necesario. Nadie aprende su trabajo leyéndolo.
La historia de la empresa, el organigrama, las vacaciones y la prevención de riesgos tienen que estar por escrito. Pero con eso nadie se vuelve autónomo. Lo que enseña el trabajo es un plan ligado al puesto, y en Vector los dos van juntos.
Lo tuyo esta semana
5 cosas · 1 vence hoy
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- Revisar cobros de clientes a 60 díasReunión del luneshoy
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Cómo se hace
Cierre de caja semanal →
Remesa de cobros →
Tu incorporación
7 de 10 pasos · Tutora: Laura
¿Qué debe incluir un manual de acogida para empleados?
Quiénes sois y a qué os dedicáis, el organigrama con puestos, horarios, vacaciones y cómo pedir permisos, normas internas, los riesgos del puesto y qué hacer en una emergencia, las herramientas y accesos, y a quién acudir con cada duda. Para que la persona trabaje sola hace falta además un plan de su puesto: qué procesos va a ejecutar y quién valida que ya los domina.
Cada semana que sigue igual se paga, aunque no salga en ninguna factura.
Si todo sigue igual
- Las preguntas de cada día acaban siempre en la misma mesa, y el trabajo de verdad se queda para después de las siete.
- Una baja, unas vacaciones o una salida paran una parte de la empresa hasta que esa persona vuelve.
- Quien entra aprende preguntando a quien pilla, y tarda meses en trabajar solo.
Desde el primer día
- Lo que más se repite deja de preguntarse: lo contesta el proceso, no una persona.
- Lo importante queda escrito y deja de depender de quién esté ese día.
- Cada uno ve lo que le toca y tiene respuesta para su día a día, sin esperar a nadie.
El manual de acogida, o manual de bienvenida, es el documento que recibe quien entra en la empresa. Explica quiénes sois, cómo os organizáis y qué normas rigen el día a día. Forma parte del plan de acogida y, en lo que toca a los riesgos del puesto, informar al trabajador es además una obligación.
En muchas pymes pasa igual: el primer día se entrega, se firma y no se vuelve a abrir. No porque esté mal hecho. Responde a preguntas que la persona nueva se hace una vez, y no a las que se hace cada mañana: cómo se prepara este presupuesto, a quién aviso si falta material, qué hago si el cliente cambia la medida.
Vector junta las dos cosas. El manual de acogida vive como una página más, con su versión vigente y quién la ha leído, y entra en el plan de cada puesto. Ahí la persona avanza de leído a visto, acompañado y solo, hasta que su responsable valida que ya trabaja por su cuenta.
El contenido de un buen manual de acogida, punto por punto
Un manual de acogida útil es corto y concreto. No cuenta la misión y los valores en tres páginas: responde a lo que alguien necesita saber su primera semana para no sentirse perdido. Esta es una lista de comprobación razonable para una pyme:
- Quiénes sois. A qué se dedica la empresa, qué tipo de clientes tenéis y una historia breve.
- Cómo os organizáis. El organigrama por puestos, no solo por nombres, y a quién acudir con cada tipo de duda.
- Horarios y ausencias. Horario, fichaje, vacaciones, permisos y bajas, y cómo se pide cada cosa.
- Nómina. Cuándo se cobra, qué incluye y a quién preguntar si algo no cuadra.
- Normas internas. Vestimenta o equipos de protección, uso de vehículos y móviles, confidencialidad y protección de datos.
- Prevención de riesgos. Los riesgos del puesto, cómo se evitan y qué hacer en una emergencia.
- Herramientas y accesos. Qué programas y equipos va a usar y cómo entra en cada uno.
- Primer día y primera semana. Quién le recibe, con quién va a trabajar y qué se espera de esas primeras jornadas.
Todo eso es común a la empresa y se escribe una vez. Lo que cambia de un puesto a otro va aparte, en el plan de cada puesto, y lo explicamos más abajo. Si os toca ordenar primero los procesos, hay una plantilla de manual de procesos que sirve de punto de partida.
- Corto: lo que necesita alguien en su primera semana
- Común a toda la empresa y escrito una sola vez
- Lo específico de cada trabajo va en el plan del puesto
Nadie se vuelve autónomo leyendo el organigrama
El manual de acogida explica las reglas del sitio. No enseña el trabajo. Y lo que decide si una incorporación sale bien es lo segundo: cuánto tarda la persona en hacer su trabajo sin preguntar a cada paso.
Pongamos una empresa de reformas de quince personas que contrata a un jefe de obra. El primer día lee el manual de acogida y ya sabe cómo pedir vacaciones y dónde está el botiquín. Lo que no sabe es cómo se hace una medición en esta casa, cómo se pide material en el programa que usáis, cuándo se llama al cliente y quién aprueba un extra. Eso es su puesto, y no está en ningún manual de bienvenida.
Así que lo aprende preguntando a quien pilla libre, y cada uno le enseña su versión. Por eso el manual de acogida es la primera pieza del onboarding de empleados, no la única. La otra es saber qué hace cada puesto, que empieza por una buena descripción del puesto de trabajo.
- El manual cuenta las reglas; el puesto es lo que hay que aprender
- Sin plan, cada compañero enseña su propia versión
- La acogida termina cuando la persona trabaja sola, no cuando firma
Tareas del puesto y potencial de IA
Tareas del puesto
Dónde se va el tiempo y qué se podría automatizar
| Tarea | Frecuencia | Potencial IA |
|---|---|---|
| Registrar facturas de proveedorProceso: Compras → pago | Diaria | alto |
| Conciliar el bancoProceso: Cierre semanal | Semanal | alto |
| Reclamar cobros vencidosProceso: Cobros | Semanal | medio |
| Atender llamadas de clientesSin proceso | Diaria | bajo |
Tareas con potencial alto: 5,5 h a la semana
Leído, visto, acompañado y solo, con alguien que lo valida
En Vector cada puesto tiene su plan de incorporación. Sale del propio manual de la empresa: los procesos que ese puesto ejecuta, las herramientas que usa, los accesos que le tocan y las normas que tiene que conocer. El manual de acogida entra en ese plan como una norma más, que basta con leer.
Todo lo demás se recorre por niveles. La persona lo ha leído, lo ha visto hacer, lo ha hecho acompañada y, por último, lo hace sola. El salto al último nivel no lo decide quien entra: los pasos obligatorios los valida su responsable, con su nombre y su fecha. Mientras falte alguno, la incorporación sigue abierta y se ve exactamente qué queda.
La empresa mide en cuántos días llega cada persona a trabajar sola. No es una cifra que se prometa: es un dato vuestro, que se compara con la incorporación siguiente al mismo puesto. Y cuando alguien pregunta algo, la IA le responde con los procesos de su puesto, dentro de lo que tiene permiso para ver, y cita de dónde lo saca. El papel de la IA en esas primeras semanas está en la guía de IA para el onboarding.
- El plan sale de los procesos, herramientas y accesos del puesto
- El responsable valida lo obligatorio, con nombre y fecha
- Se mide en cuántos días la persona trabaja sola
Un manual de acogida que cambia cuando cambia la empresa
El problema clásico del dosier de bienvenida es que se escribe una vez y se queda así. Cambia el proveedor de nóminas, cambia la forma de pedir vacaciones, entra una herramienta nueva, y el documento sigue contando lo de antes. La persona nueva se fía de él y se equivoca en su primera semana.
En Vector el manual de acogida tiene una versión vigente, con su autor y su fecha, y un puesto que se encarga de mantenerlo. Cuando alguien cambia algo, Vector guarda la versión anterior y avisa solo a quien le afecta. Se ve quién ha leído la nueva y quién no. Y quien entra mañana ve siempre la última, sin que nadie tenga que acordarse de reenviarla. Así se consigue tener el conocimiento al día sin revisiones de calendario.
Si alguien pregunta «¿cómo pido un día de asuntos propios?», la IA responde con la página que toca y la cita. Y si necesitas entregarlo en papel o para firmar, sale en PDF con índice. Es la misma lógica que sostiene la base de conocimiento interna de toda la empresa.
- Una versión vigente, con autor, fecha y un puesto que la mantiene
- Cada cambio avisa a quien le afecta y se ve quién lo ha leído
- Quien entra siempre recibe la última versión
De la bienvenida a trabajar solo
- 01
El manual de acogida se escribe una vez
Se pasa a Vector el que ya tenéis o se cuenta hablando. Queda con su versión vigente y un puesto que lo mantiene.
- 02
Se da de alta a la persona y su puesto
Entra con un enlace a su correo, sin contraseña. Su plan sale del puesto: procesos, herramientas, accesos y normas.
- 03
Lee y ve cómo se hace
Lee el manual de acogida y los procesos de su puesto, y ve hacer lo que hay que ver. Queda marcado qué lleva hecho.
- 04
Lo hace acompañada
Trabaja con alguien con experiencia al lado. Es donde salen las excepciones que no estaban escritas.
- 05
Su responsable valida
Los pasos obligatorios los confirma su responsable, con nombre y fecha. Se registra en cuántos días ha llegado a trabajar sola.
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Lo que suelen preguntarnos
¿Qué diferencia hay entre manual de acogida y plan de acogida?
El manual de acogida es el documento: quiénes sois, cómo os organizáis y qué normas hay. El plan de acogida es el recorrido completo de la incorporación, que incluye el manual pero también aprender el trabajo del puesto, con alguien que acompaña y valida. El manual se lee en una mañana; el plan dura hasta que la persona trabaja sola.
¿Es obligatorio tener un manual de acogida?
No hay una norma general que obligue a tener un documento con ese nombre. Sí es obligatorio informar y formar a cada trabajador sobre los riesgos de su puesto, y hacerlo por escrito facilita demostrarlo. Conviene revisarlo con tu asesoría laboral o tu servicio de prevención.
¿Cuánto debería ocupar un manual de acogida?
Lo justo para que alguien sepa moverse su primera semana. Si se alarga mucho, probablemente está mezclando lo que es común a toda la empresa con lo que es de cada puesto. Lo segundo funciona mejor en el plan de ese puesto, donde se aprende haciendo.
¿Necesita cada puesto su propio manual de acogida?
No. El manual de acogida es común a toda la empresa. Lo que cambia de un puesto a otro son los procesos, las herramientas y los accesos, y eso va en el plan de incorporación de cada puesto.
¿Quién mantiene el manual de acogida al día?
Un puesto, normalmente el que lleva personal o administración. En Vector ese puesto figura como dueño de la página. Cuando algo cambia, se guarda la versión anterior, se avisa a quien le afecta y la IA puede proponer cambios a partir de conversaciones grabadas. Los aplica siempre una persona.
¿Podemos partir del manual de acogida que ya tenemos?
Sí, es lo más práctico. Se pasa a Vector como página, se revisa lo que ya no vale y desde ahí tiene versión, dueño y quién lo ha leído. El repaso del manual ayuda a encontrar lo que se contradice con otros documentos o se ha quedado viejo.
Sigue leyendo
Que la bienvenida sea el principio y no todo lo que recibe.
Trae el manual de acogida que tenéis y un puesto que hayáis cubierto hace poco. En la demo te enseñamos cómo quedaría su plan de incorporación en Vector.
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