El manual vivo de tu empresa
Vector frente a ChatGPTChatGPT responde con lo que encuentra. Vector, con lo que está vigente
Subir los documentos de la empresa a ChatGPT parece el atajo. Funciona hasta que hay tres versiones del mismo PDF, alguien pregunta algo que no le toca ver o el procedimiento cambió el mes pasado. Lo difícil nunca fue preguntar. Lo difícil es tenerlo escrito y al día.
¿Puedo enviar este pedido de 4.200 € al proveedor?
Todavía no. Los pedidos de más de 3.000 € los aprueba Laura (Compras) antes de enviarlos. Pedidos · paso 4
- Adjunta el pedido y la comparativa de precios.
- Mándalo a aprobar desde la ficha del pedido.
Proceso: Pedidos · v6Dueño: Compras
Pregunta cómo se hace algo…↵
¿Se puede usar ChatGPT con los documentos de mi empresa?
Sí. Puedes subir documentos a un proyecto o conectarle una carpeta, y ChatGPT responderá con lo que encuentre en ellos. El límite está en lo que le das: si conviven versiones antiguas, las mezclará; si todos ven la carpeta, todos verán todo; y si nadie actualiza los documentos, responderá con lo que ya no se hace. La IA acierta cuando el conocimiento está escrito, vigente y con permisos.
Cada semana que sigue igual se paga, aunque no salga en ninguna factura.
Si todo sigue igual
- Las preguntas de cada día acaban siempre en la misma mesa, y el trabajo de verdad se queda para después de las siete.
- Una baja, unas vacaciones o una salida paran una parte de la empresa hasta que esa persona vuelve.
- Quien entra aprende preguntando a quien pilla, y tarda meses en trabajar solo.
Desde el primer día
- Lo que más se repite deja de preguntarse: lo contesta el proceso, no una persona.
- Lo importante queda escrito y deja de depender de quién esté ese día.
- Cada uno ve lo que le toca y tiene respuesta para su día a día, sin esperar a nadie.
Buscar cómo usar ChatGPT con los documentos de tu empresa es buena señal. Quiere decir que ya has visto que una IA sirve y que te falta que sepa cómo trabajáis vosotros. La receta habitual es subir procedimientos, tarifas y normas a un proyecto, o conectarle la carpeta compartida, y empezar a preguntar.
Al principio impresiona. Luego salen las grietas. Responde con el procedimiento de hace dos años porque seguía en la carpeta. Mezcla dos versiones de la misma tarifa. O no sabe nada de personal porque esa carpeta se dejó fuera para que no la viera todo el mundo. La IA hace bien su trabajo; lo que falla es el material que le das para leer.
Vector es donde tu equipo ordena ese material. ChatGPT responde con lo que encuentra; Vector responde con lo que está vigente, dice de dónde lo saca y solo a quien puede verlo. Y le da a tu equipo una forma práctica de hacer la parte que nadie hace con ChatGPT y una carpeta: escribirlo y mantenerlo al día.
La carpeta que lee la IA no se llena sola
Para que ChatGPT responda con vuestros procesos, alguien tiene que haberlos escrito antes. Y en una pyme lo importante casi nunca está escrito: se sabe, se explica de palabra y se aprende mirando. La IA puede leer mil páginas, pero no puede leer las que nadie escribió. El punto de partida es una página en blanco, y ahí se quedan casi todos los intentos.
En Vector no se empieza escribiendo. Tu equipo graba una conversación: una entrevista, una reunión o alguien explicando solo cómo lo hace. La IA propone un proceso paso a paso, con el puesto que ejecuta cada paso, y una persona lo revisa y lo valida antes de darlo por bueno. Es la forma de documentar procesos sin quitarle una semana a quien más sabe.
Pongamos una distribuidora de treinta personas. ¿Quién aprueba un pedido de 4.200 €? Todo el mundo en el almacén lo sabe, y ningún documento lo dice. Con una carpeta y ChatGPT, la respuesta es «no lo encuentro» o, peor, una suposición. Con Vector, alguien graba a quien la aplica cada semana explicándola, la IA propone la regla dentro del proceso de pedidos y el responsable la valida. Hay más sobre ese saber que no está escrito en la guía de conocimiento tácito.
- Con una carpeta, alguien tiene que escribir cada documento desde cero
- En Vector se cuenta hablando y la IA propone los pasos y el puesto de cada uno
- Una persona revisa y valida antes de que nada se dé por bueno
Tres versiones del mismo PDF y ninguna marcada como la buena
Una carpeta compartida acumula. «Pedidos_v2», «Pedidos_final», «Pedidos_final_bueno». ChatGPT no tiene forma de saber cuál manda, así que responde con la que encaja mejor con la pregunta. A veces acierta. Cuando no acierta, nadie se da cuenta hasta que el pedido sale mal.
En Vector cada proceso tiene una sola versión vigente, con su autor y su fecha. Cuando se cambia un paso, la versión anterior se guarda, pero la IA ya no responde con ella. Y al responder cita la fuente: «según Pedidos v5». Si no encuentra la respuesta en lo que hay escrito, lo dice, en vez de rellenar el hueco con algo que suena bien. Es lo que llamamos un manual de procesos vivo.
Lo vigente también envejece si nadie lo mira. Por eso Vector incluye el repaso del manual: la IA lee lo escrito y señala lo que no cuadra: contradicciones entre dos documentos, huecos, duplicados, mejoras posibles y lo que ha quedado obsoleto. La IA propone y una persona decide qué se aplica. Cómo se sostiene eso en el tiempo está en mantener el conocimiento actualizado.
- Una versión vigente por proceso, con autor y fecha
- La IA cita de dónde saca cada respuesta y dice cuándo no lo sabe
- El repaso señala contradicciones, duplicados y lo que se ha quedado viejo
Cambiar un paso y avisar
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Comercial · 3 personas
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La versión 4 sigue disponible en el historial, con fecha y autor.
Que cada uno vea lo suyo y se entere de lo que cambia
Con una carpeta conectada a ChatGPT hay dos opciones, y ninguna es buena. O todos ven todo, incluidas las condiciones de un proveedor o los criterios de las nóminas. O esos documentos se quedan fuera y la IA no sabe nada de ellos. No hay término medio, porque la carpeta no sabe quién pregunta.
En Vector los permisos van por puesto: cada página tiene quién puede leerla. La IA solo busca en lo que puede ver la persona que pregunta. El comercial pregunta por descuentos y recibe la regla de descuentos; el de almacén pregunta lo mismo y la IA le dice que no tiene esa información a su alcance. Así se puede meter todo el conocimiento de la empresa sin abrirlo a todo el mundo. Más detalle en gestión del conocimiento con IA.
Lo otro es que un cambio llegue a quien le afecta. Con documentos sueltos, un cambio se comunica con un correo a toda la plantilla que casi nadie lee. En Vector, cuando cambia un paso, se avisa solo a los puestos afectados, cada persona ve qué ha cambiado desde la última vez que lo abrió y quien dirige sabe quién lo ha leído y quién no.
- Cada página tiene quién la lee, y la IA respeta esos permisos
- Un cambio avisa solo a los puestos a los que les toca
- Se sabe quién ha leído la versión nueva y quién sigue sin abrirla
Notion, Confluence o una plataforma de formación: qué hace cada uno
Siendo justos: una empresa con disciplina puede conseguir parte de esto con Notion AI o con un proyecto de ChatGPT bien cuidado. Si alguien se encarga de escribir cada página, borrar las versiones viejas y ordenar los permisos, la IA responderá bien. Ese alguien también hace falta con Vector. La diferencia es de dónde parte: de conversaciones grabadas en vez de páginas en blanco, con el repaso señalándole qué revisar y los avisos llegando solo a quien le afecta.
Con Notion o Confluence pasa algo parecido. Son buenos sitios para escribir y se parte de una página en blanco; quién hace cada paso, con qué herramienta y a quién hay que avisar si cambia, lo tiene que resolver quien escribe. Las plataformas de formación y fichas de conocimiento del estilo de Trainual o Guru están pensadas para montar cursos y respuestas rápidas, pero también se escriben a mano y nacieron para equipos que trabajan en inglés. Vector parte de lo que se habla y lo cuelga de los puestos de trabajo.
Y no hace falta elegir IA. Vector tiene un servidor MCP y una API: Claude y las herramientas compatibles con MCP lo consultan con los permisos de la persona que lo conecta, y ChatGPT también, si tu plan admite conectores MCP. El manual se queda en un sitio y cada uno pregunta desde donde ya trabaja. Si estás pensando en cómo encaja todo, empieza por cómo implantar IA en la empresa.
- Notion AI o un proyecto de ChatGPT dan parte de esto si alguien lo cuida a diario
- Notion, Confluence y las plataformas de formación se escriben a mano
- Claude y las herramientas compatibles leen Vector por MCP, con permisos
Qué pasa cuando alguien pregunta
- 01
Alguien hace una pregunta
Desde Vector o desde Claude conectado por MCP. En lenguaje normal, como se lo preguntaría a un compañero.
- 02
Vector mira quién pregunta
Sabe qué puesto ocupa y qué páginas puede leer. La búsqueda se hace solo dentro de lo que esa persona tiene permiso para ver.
- 03
Busca en lo vigente
Solo en la versión en vigor de cada proceso y página. Las versiones anteriores se guardan, pero no se usan para responder.
- 04
Responde y cita la fuente
Dice de qué proceso o página sale la respuesta, para que quien pregunta pueda abrirla. Si no lo encuentra, lo dice.
- 05
Si algo cambia, tu equipo cambia el manual
A partir de una reunión o una explicación grabada, la IA puede proponer un cambio. Una persona lo aplica, y desde ese momento la respuesta es la nueva.
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Lo que suelen preguntarnos
¿Puedo conectar ChatGPT a Vector?
Vector tiene un servidor MCP. Si tu plan de ChatGPT admite conectores MCP, puedes conectarlo; Claude y otras herramientas compatibles con MCP también pueden consultar Vector. En todos los casos la conexión va a nombre de una persona y hereda sus permisos: la IA solo ve lo que esa persona puede ver en Vector.
¿Tengo que dejar de usar ChatGPT o Claude?
No. Sigue usándolos para escribir, resumir o pensar. Vector les da lo que les falta: cómo trabaja tu empresa, con una versión vigente de cada proceso y permisos por puesto. Puedes preguntar desde Vector o desde tu IA habitual si está conectada.
¿Qué diferencia hay entre subir documentos a ChatGPT y usar Vector?
ChatGPT responde con lo que encuentra en lo que le subes, sea la versión buena o una vieja, y quien tiene acceso al proyecto lo ve todo. Vector responde con la versión vigente, cita la página de la que sale y solo busca en lo que puede ver quien pregunta. Además le da a tu equipo con qué escribirlo y mantenerlo, que es la parte que una carpeta no resuelve: contarlo hablando, versiones, avisos por puesto y el repaso del manual.
Ya usamos Notion AI. ¿Nos aporta algo Vector?
Si alguien en tu empresa escribe y revisa las páginas cada semana, Notion AI ya te da buenas respuestas. Lo que añade Vector es que el conocimiento se cuenta hablando, cuelga de los puestos, avisa a quien le afecta un cambio y señala lo que se contradice o se ha quedado viejo. Y si más adelante quieres llevarlo a Notion, se exporta.
¿Qué hace la IA de Vector si no sabe la respuesta?
Lo dice. No rellena el hueco con una respuesta que suene bien. Ese «no lo encuentro» es útil: indica algo que la empresa todavía no ha dejado escrito y que conviene contar.
¿La IA puede cambiar el manual por su cuenta?
No. La IA propone cambios a partir de lo que se habla o de lo que detecta al repasar el manual, con el antes y el después marcados. Una persona los revisa y los aplica. Nada se publica solo.
Sigue leyendo
Sigue usando ChatGPT o Claude. Vector es lo que les faltaba saber de tu empresa.
Trae una pregunta que tu equipo hace cada semana y, en la demo, te enseñamos cómo se respondería en Vector, con la fuente citada y los permisos de quien pregunta.
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